本文是一篇項目管理論文，本文通過對四川政法領(lǐng)導(dǎo)干部管理信息系統(tǒng)項目溝通管理這一案例的分析，基于信息化的角度整體闡述了項目從開始到結(jié)束的三個流程。研究了項目建設(shè)過程中出現(xiàn)的各環(huán)節(jié)的各類問題，分析了溝通問題產(chǎn)生的原因，探索構(gòu)建了項目啟動、實施和收尾三個階段中7個關(guān)鍵環(huán)節(jié)的溝通管理優(yōu)化模型，并總結(jié)提出了優(yōu)化措施，從而促進(jìn)了該項目管理水平的提高，對于多層級、多用戶人事管理信息系統(tǒng)項目的管理具有參考和借鑒意義。
1 緒論
1.1 研究背景
伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，與之相關(guān)的行業(yè)和領(lǐng)域也在悄然發(fā)生變化，信息技術(shù)在深入應(yīng)用的過程中，給其他行業(yè)帶來了新的要素，其他行業(yè)想要在這樣的環(huán)境下發(fā)展，就需要與信息技術(shù)進(jìn)行深度結(jié)合。就目前的情況來看，我國的信息技術(shù)應(yīng)用主要集中在數(shù)字化和信息系統(tǒng)兩方面。在這兩大技術(shù)的加持之下，現(xiàn)代管理體系的整體效率得到了有效地提升，無論是事業(yè)單位還是企業(yè)，在對信息進(jìn)行管理時，都可以依托大數(shù)據(jù)和信息系統(tǒng)，提高自身的管理效率和溝通效率。這一點在黨政機關(guān)的人事管理工作中體現(xiàn)得更為明顯。負(fù)責(zé)人事管理的公務(wù)人員，需要在日常工作中運用信息技術(shù)進(jìn)入到更全面、更深入的層面，實現(xiàn)干部職工的信息查詢和統(tǒng)計分析，而這對于提升黨政機關(guān)和事業(yè)單位的人力工作效率，具有重要的意義。
四川省委政法委作為四川省委領(lǐng)導(dǎo)政法工作的職能部門，肩負(fù)著對全省政法系統(tǒng)200余名廳級干部、150名一二級巡視員（含法院、檢察院、公安系統(tǒng)相當(dāng)職級的專業(yè)技術(shù)人員）和1000余名正處級領(lǐng)導(dǎo)干部（以下簡稱政法領(lǐng)導(dǎo)干部）的管理職責(zé)。長期以來，四川省委政法委政治部（承擔(dān)管理政法領(lǐng)導(dǎo)干部的具體工作部門）對政法系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)干部的信息管理采取的方式還是極其傳統(tǒng)老舊——通過Word、Excel等辦公軟件對干部個人基礎(chǔ)信息進(jìn)行錄入、更新和維護(hù)等操作，在查詢干部信息或者崗位選人工作需求時，才對干部信息開展增添、刪除、查詢、變更（更新）、減少等操控管理，存在工作任務(wù)總量大、工作效率低、干部個人信息不夠精準(zhǔn)、信息更新不及時等問題。為此，四川省委政法委充分運用信息技術(shù)處理和利用干部信息，依托省內(nèi)專業(yè)從事公務(wù)員管理軟件開發(fā)的GL軟件公司，研究開發(fā)四川政法領(lǐng)導(dǎo)干部管理信息系統(tǒng)，使黨政干部的管理工作得到相應(yīng)的基礎(chǔ)保障和技術(shù)支持。
1.2 研究目的和意義
1.2.1研究目的
項目管理工作涉及的內(nèi)容較多，較為廣泛，這是由于項目本身是一個較為復(fù)雜的系統(tǒng)所導(dǎo)致的。根據(jù)當(dāng)前學(xué)術(shù)界對項目管理內(nèi)容體系的劃分中可以看到，項目管理一般包括質(zhì)量管理、進(jìn)度管理、投資管理、成本管理、風(fēng)險管理、溝通管理等[1]。由于信息的溝通是人們相互之間傳輸理論思想與交流信息的過程，它對于整個項目的實施和管理而言是必不可缺[3]。因此，項目溝通管理在項目管理里具備獨特的關(guān)鍵性。
在歐美發(fā)達(dá)國家，項目管理的理論及實踐都非常重視溝通管理[4]。但是在我國，由于項目管理發(fā)展較晚以及中國現(xiàn)有的國情，國內(nèi)傳統(tǒng)的項目管理只是注重項目質(zhì)量、項目工期以及控制項目費用，項目溝通管理往往被人忽視，而且研究工程建設(shè)項目、硬件產(chǎn)品開發(fā)項目的較多，在信息系統(tǒng)方面的研究并不完善[5]。信息系統(tǒng)建設(shè)，特別是人事管理信息系統(tǒng)建設(shè)，具有一定的特殊性，不同于一般的工程建設(shè)項目。在建設(shè)信息系統(tǒng)項目時，需要著重強調(diào)項目的復(fù)雜性、對項目的缺陷以及問題進(jìn)行針對性解決，避免信息失控的情況發(fā)生，而想要做到這一點，就必須綜合把控整個項目的關(guān)鍵要素，確保溝通的及時充分[6] 。在這樣的背景下，如何進(jìn)一步提高項目溝通管理水平，成為亟待解決的重要課題。
2 理論基礎(chǔ)
2.1 項目管理相關(guān)理論
2.1.1 項目
一系列具有獨特性、復(fù)雜性、關(guān)聯(lián)性的活動，即為項目[19]。在這些活動當(dāng)中通常目標(biāo)或目的是明確的，需要在特定時間、特定資源、特定預(yù)算中，按照一定的規(guī)范完成活動。如新產(chǎn)品開發(fā)、大型活動舉辦、新系統(tǒng)研發(fā)、大樓建造、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等等，都是項目。一個項目中包含了項目時間、項目資源、項目成本、項目質(zhì)量、項目范圍等等內(nèi)容。
項目在現(xiàn)代項目管理理論中表示，一個組織基于既定目標(biāo)的完成，在既定要求、既定資源下，基于某種目的的實現(xiàn)，進(jìn)而采取的一次性存在相互聯(lián)系的工作任務(wù)1。它包括三層定義：
（1）項目是一項還需要實現(xiàn)的工作業(yè)務(wù)，并且有指定的環(huán)境和需求。
（2）基于一定組織當(dāng)中，借助有限資源和既定時間，達(dá)成任務(wù)目的。
（3）任務(wù)要滿足一定性能、質(zhì)量、數(shù)量、技術(shù)指標(biāo)等要求。
2.1.2 項目管理
（1）項目管理的發(fā)展歷程
作為一項管理活動，項目管理有著悠長的發(fā)展歷程?？梢哉f人類產(chǎn)生具有組織的活動之后，就已經(jīng)開始對不同的項目執(zhí)行和落實。古代工程實踐中最早產(chǎn)生了項目管理，包括埃及金字塔、中國長城等，這些大型工程當(dāng)中都需要對資源進(jìn)行配置，對計劃進(jìn)行制定，對項目開展控制管理，最后實現(xiàn)預(yù)期的目標(biāo)和目的，這些工程都能夠彰顯出古人在項目管理當(dāng)中的聰明才智。
現(xiàn)代項目管理作為重要的新管理技術(shù)，是從二戰(zhàn)之后逐步發(fā)展起來。美國是最早開啟現(xiàn)代項目管理的國家。上世紀(jì)50年代，項目管理主要使用在國家軍事防控項目，例如曼哈頓計劃、阿波羅登月計劃等，這些都有現(xiàn)代項目管理的影子。上個世紀(jì)的五十年代和六十年代，項目管理發(fā)展取得較大進(jìn)步，此時誕生了關(guān)鍵路線法（CPM）和計劃評審技術(shù)（PERT）等。此后，隨著經(jīng)濟(jì)全球化和信息技術(shù)的發(fā)展，項目管理得到空前的發(fā)展和運用。在長期研究和分析下，現(xiàn)代項目管理開始走向獨立學(xué)科之路，并且開始成為現(xiàn)代管理學(xué)的一個重要構(gòu)成內(nèi)容。關(guān)于項目管理的意義、概念，當(dāng)前國內(nèi)外學(xué)者已然建立相對完整的體系[20]。
2.2 項目溝通管理相關(guān)理論
2.2.1 溝通
溝通是指人與人之間或者個人與群體之間，就信息、思想上進(jìn)行傳遞以及反饋的過程。人們每天都會進(jìn)行溝通工作，不過溝通需要基于一定的學(xué)習(xí)和鍛煉，這樣才能夠更好地開展溝通。對于優(yōu)秀的項目管理者，需要使得自身溝通能力充分發(fā)揮，以確保項目團(tuán)隊高效進(jìn)行工作。溝通的基本內(nèi)涵主要包括四個方面：一是溝通就是互相理解；二是提出問題和要求，回應(yīng)問題和要求都是溝通；三是在溝通中實現(xiàn)了信息、思想上的交換；四是溝通是有意識的一種行為。在溝通中存在三個因素：其一，信息發(fā)送者；其二，信息接受者；其三，傳遞信息內(nèi)容。圖2-1描述了溝通的過程。 3 案例項目現(xiàn)狀與分析 ................................. 16
3.1 四川政法領(lǐng)導(dǎo)干部管理信息系統(tǒng)項目概況 ............................. 16
3.1.1 四川政法領(lǐng)導(dǎo)干部管理工作基本情況 ............................. 16
3.1.2 干部管理信息系統(tǒng)建設(shè)基本思路 ................................... 17
4 構(gòu)建案例項目溝通管理優(yōu)化模型 .............................. 34
4.1 建立項目啟動階段的溝通管理模型 ............................... 35
4.1.1 立項申請環(huán)節(jié)溝通管理模型的建立 ........................... 35
4.1.2 合同簽訂環(huán)節(jié)溝通管理模型的建立 ............................ 36
5 案例項目溝通管理的優(yōu)化對策 .................................... 45
5.1 項目溝通管理優(yōu)化的原則 ........................................ 45
5.1.1 準(zhǔn)確性原則 ................................. 45
5.1.2 完整性原則 ............................... 45
5 案例項目溝通管理的優(yōu)化對策
5.1 項目溝通管理優(yōu)化的原則
5.1.1 準(zhǔn)確性原則
溝通是非常重要的，所有的項目都離不開它，它必須要執(zhí)行準(zhǔn)確性原則，才能夠保證溝通順暢，不出差錯[36]。溝通存在的意義就是能夠把信息進(jìn)行準(zhǔn)確的傳遞，從一層傳到另一層，達(dá)到信息互通的效果。項目溝通的準(zhǔn)確性原則包括三個方面：一是溝通的雙方對象必須準(zhǔn)確，特別是信息的接收方必須全面、準(zhǔn)確；二溝通雙方的信息交互要平等，不能出差錯，一定要精確到字里行間；三是溝通雙方應(yīng)該彼此了解，采取能夠理解的某種方式，才不會造成信息的偏差。
5.1.2 完整性原則
項目溝通當(dāng)中還有另外一個重要的原則，叫做完整性原則，它主要是由信息和溝通兩種情況組成，前者需要非常地全面，后者需要完全的自主[36]。針對信息而言，在溝通的前期應(yīng)該統(tǒng)籌好所傳遞的信息，要具備一定的全面性，而且還要考慮到對方的理解能力，這樣才能夠保持溝通順暢，達(dá)到溝通的效果。這個時候就需要項目的負(fù)責(zé)人進(jìn)行一個整體的統(tǒng)籌，了解各個方位的信息，進(jìn)行一個匯集，再進(jìn)行后續(xù)的傳遞。在整個溝通流程中，有一個關(guān)鍵點不可忽視，也就是信息是否全面、是否完整，其實與負(fù)責(zé)人的主觀心態(tài)以及工作態(tài)度是有很大的關(guān)系。項目負(fù)責(zé)人處在核心地位，他們作為一個中心平臺，能夠承接溝通前端和后端，因此，如果負(fù)責(zé)人能夠很好地發(fā)揮作用，溝通的效率也就會大大提高，傳遞的信息也會很有價值。 6 結(jié)論與展望
6.1 研究結(jié)論
隨著科技的發(fā)展，信息化逐漸成為社會各個行業(yè)的主要發(fā)展趨勢。作為現(xiàn)今時代的一種新興產(chǎn)物，它也間接帶動了許多其他行業(yè)共同發(fā)展，信息系統(tǒng)就是其中之一。除此之外，政府的管理部門也逐漸進(jìn)入了信息化管理時代，這種信息化不僅應(yīng)用于人事部門的管理，同時也提高了政府其他部門的工作效益。對我國黨政機關(guān)來說，信息化項目建設(shè)主要依托外包專業(yè)公司研發(fā)建設(shè)，同時不同功能的信息化項目由不同的處（室、科）負(fù)責(zé)，缺少信息化項目管理的相關(guān)經(jīng)驗，也不太熟練具體的溝通流程，進(jìn)而導(dǎo)致出現(xiàn)了許多因為理解問題而無法挽回的項目故障。因此如果想要真正地將項目圓滿完成，一個成功的溝通環(huán)節(jié)是必不可少的。在項目開始之前，承包者就應(yīng)該及時與項目相關(guān)人員進(jìn)行對應(yīng)的溝通，并根據(jù)他們所提出的要求制訂出一個基本的項目藍(lán)圖，進(jìn)而更好地調(diào)整項目流程和施工步驟。同時，也應(yīng)在項目進(jìn)行時與管理者保持聯(lián)系，而且要隨時匯報項目中所遇到的問題并與之交流，進(jìn)而達(dá)到項目建設(shè)的有序推進(jìn)和順利完工。本文通過對四川政法領(lǐng)導(dǎo)干部管理信息系統(tǒng)項目溝通管理這一案例的分析，基于信息化的角度整體闡述了項目從開始到結(jié)束的三個流程。研究了項目建設(shè)過程中出現(xiàn)的各環(huán)節(jié)的各類問題，分析了溝通問題產(chǎn)生的原因，探索構(gòu)建了項目啟動、實施和收尾三個階段中7個關(guān)鍵環(huán)節(jié)的溝通管理優(yōu)化模型，并總結(jié)提出了優(yōu)化措施，從而促進(jìn)了該項目管理水平的提高，對于多層級、多用戶人事管理信息系統(tǒng)項目的管理具有參考和借鑒意義。
參考文獻(xiàn)（略）